Investigación
preliminar
La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede
originarse por varias razones; sin importar cuales sean estas, el proceso
se inicia siempre con la petición de una persona administrador, empleado
o especialista en sistemas. Cuando se formula la solicitud comienza la primera
actividad de sistemas: la investigación preliminar.
Esta actividad tiene tres partes:
Aclaración de la solicitud
Estudio de factibilidad
Aprobación de la solicitud.
Aclaración de la solicitud Muchas solicitudes que provienen de emplea
dos y usuarios no están formuladas de manera clara. Por consiguiente,
antes de considerar cualquier investigación de sistemas, la solicitud
de proyecto debe examinarse para determinar con precisión lo que el
solicitante desea. Si éste tiene una buena idea de lo que necesita
pero no está seguro cómo expresarlo, entonces bastará
con hacer una llamada telefónica. Por otro lado, si el solicitante
pide ayuda sin saber
qué es lo que está malo dónde se encuentra el problema,
la aclaración del mismo se vuelve más dificil. En cualquier
caso, antes de seguir adelante, la solicitud de proyecto debe estar claramente
planteada.
Estudio de factibilidad Un resultado importante de la investigación
preliminar es la determinación de que el sistema solicitado sea factible.
En la investigación preliminar existen tres aspectos relacionados
con el estudio de factibilidad:
1. Factibilidad técnica. El trabajo para el proyecto, ¿puede
realizarse con el equipo actual, la tecnología existente de software
y elpersonal disponible? Si se necesita nueva tecnología, ¿cuál
es la posibilidad de desarrollarla?
2. Factibilidad económica. Al crear el sistema, ¿los beneficios
que se obtienen serán suficientes para aceptar los costos? , ¿los
costos asociados con la decisión de no crear el sistema son tan grandes
que se debe aceptar el proyecto?
3. Factibilidad operacional. Si se desarrolla e implanta, ¿será
utilizado el sistema? , ¿existirá cierta resistencia al cambio
por parte de los usuarios que dé como resultado una disminución
de los posibles beneficios de la aplicación?
El estudio de factibilidad lo lleva acabo un pequeño equipo de personas
(en ocasiones una o dos) que está familiarizado con técnicas
de sistemas de información; dicho equipo comprende la parte de la empresa
u organización que participará o se verá afectada por
el proyecto, y es gente experta en los procesos de análisis y diseño
de sistemas. En general, las personas que son responsables de evaluar la factibilidad
son analistas capacitados o directivos.
Aprobación de la solicitud No todos los proyectos solicitados son
deseables o factibles. Algunas organizaciones reciben tantas solicitudes de
sus empleados que sólo es posible atender unas cuantas. Sin embargo,
aquellos proyectos que son deseables y factibles deben incorporarse en los
planes. En algunos casos el desarrollo puede comenzar inmediatamente, aunque
lo común es que los miembros del equipo de sistemas se encuentren ocupados
con otros proyectos.
Cuando esto ocurre, la administración decide qué proyectos son
los más importantes y decide el orden en que se llevarán a cabo.
Muchas organizaciones desarrollan sus planes para sistemas de información
con el mismo cuidado con el que planifican nuevos productos y programas de
fabricación o la expansión de sus instalaciones. Después
de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario
para terminarlo y las necesidades de personal; con esta información
se determina dóride ubicarlo dentro de la lista existente de proyectos.
Más adelante, cuando los demás proyectos se han completado,
se inicia el desarrollo de la aplicación propuesta.